א. הערכות לספירה

1) הכנת המלאי:
א) סגירת המחסן בו נמצא המלאי והכנת תעודות משלוח או רשומות אחרות לכניסה ויציאה של מלאי.
ב) סידור המלאי – הפרדת המלאי לקבוצות של פריטים אחידים.
ג) הפרדת מלאי הנמצא במחסני החברה אך שייך לאחרים (מלאי שנמכר אך טרם נשלח ללקוח, מלאי בקונסיגנציה וכדומה).
ד) בדיקה כי מלאי שנמצא אצל אחרים נספר בהתאם לנהלים.
ה) הפרדת מלאי "מת" (מלאי משומש, בלתי תקין, ישן וכדומה) אשר לא ניתן למכירה.

2) הכנת המסמכים:
א) הכנת דפי ספירה המפרטים את: שם החברה, תאריך ספירה, שעת ספירה, שם הסופר, תאור המלאי, יחידת מלאי (ק"ג, מטר, תריסר וכדומה), כמות ועלות לפריט.
ב) מספור דפי הספירה מראש.
ג) הכנת כל דף ספירה בשני עותקים לפחות (מקור והעתק).
ד) רשום תעודת כניסה/משלוח אחרונה לפני הספירה ורשום חשבוניות קניה/מכירה אחרונה.

3) תכנון הספירה:
א) תכנון לוח זמנים לספירה בכל מחלקות החברה.
ב) בחירת סופרים מיומנים המכירים את פריטי המלאי הנספרים.
ג) תדרוך הסופרים בנוהלי הספירה.

ב. ספירת המלאי:
1) על הסופר להצטייד בדפי ספירה ממוספרים מראש; הרישומים ייעשו בעט בלבד.
2) ספירת מלאי לפי סדר הגיוני.
3) לגבי כל קבוצת פריטים יצויין: תאור המלאי באופן בו ניתן לזהותו במסמכי החברה, תאור יחידת מלאי (ק"ג, מטר וכד'), כמות המלאי, עלות (הערכה), הערות (מצב תקינות וכד').
4) ציון סוג המלאי: חומר גלם, מלאי בתהליך, מוצרים מוגמרים, אריזות, מלאי "מת", מלאי של אחרים.
5) סימון פריטים שנספרו ע"י מדבקות או סימון אחר המוסכם מראש.
6) בראש כל דף ספירה ציון: שם החברה, שם המחסן/מחלקה, תאריך ספירה, שעת הספירה ושם הסופר/ים.
7) אם יש הכרח בכניסת מלאי או יציאתו בשעת הספירה, יש לרשום את סוג המלאי שנכנס/יצא, וכמותו.
8 ) מחיקות בדפי הספירה יעשו באמצעות מתיחת קו בעט.
9) חתימת הסופר על כל אחד מדפי הספירה.

הערות :
1. ספירת קופות – יש לבצע ספירת קופות, קופות קטנות ו- 31 בדצמבר לאותה שנה והתאמת יתרותיהן לספרי החברה.
2. תעודות משלוח (תיעוד פנים) – יש לערוך תעודות משלוח :
א. לגבי משלוח טובין שנימכרו או המיועדים למכירה ללקוח ידוע.
ב. לגבי הובלה ממחסן למחסן הובלת סחורות לשם הצעתן למכירה לקונים לא ידועים מראש או לשוק הפתוח.
תיאום מועד ספירת המלאי
תקנות ניהול ספרים מאפשרות עריכת ספירת מלאי בתקופה מ-21 בדצמבר עד 10 בינואר ללא הודעה לפקיד השומה.