חובת המעסיק להנחות את עובדיו לרישום תקבולים בהתאם להוראות ניהול ספרים

פעמים רבות מתעוררת השאלה בקשר לאחריותו של עוסק שמעסיק עובדים לפעולותיהם של עובדיו בקשר להוראות ניהול ספרים. (רישום תקבולים כדין)
כבר בשלב זה אומר כי האחריות ליישום וקיום הוראות ניהול ספרים חלות על העוסק עצמו.


לצורך העניין במידה ומתרחשת ביקורת פתע בעסק, והמעסיק לא נמצא בעסק, ומתגלה שעובד מטעמו "שכח" לרשום תקבול בקופה, אזי המעסיק נמצא במצב שבו האחריות לאי רישום תקבול חלה עליו ובנוסף מתגלה למעסיק כי העובד גונב ממנו. (דומה למשל

אכל את הדג המסריח, חטף מלקות ולבסוף גורש מהעיר).

  • על המעביד חלה חובה לפיקוח מוגבר על עובדיו בתחום רישום ותיעוד תקבולים בהתאם להוראות ניהול ספרים.

  • על המעסיק להראות שהנהיג בעסק סדרי עבודה אשר ימנעו את הפרת החוק בעניין רישום התקבולים.

כל זאת כדי להוכיח שלמרות אי רישום תקבול כלשהו היתה בעסק שיטה מסודרת לרישום כלל התקבולים שבשגרה.

שני תנאים מצטברים לקבלת החלטה בדבר פסילת ספרים של נישום:

  1.    לא נרשם תקבול שקיים חובה לרשמו על פי הוראות ניהול ספרים.

  2.    פקיד השומה לא שוכנע כי היתה "סיבה מספקת" לאי רישום תקבול.

במבחן הפסיקה נקבע כי די באי רשום תקבול אחד כדי להעיד על פגם בשיטת הרישום כולה ולהביא לפסילת ספרים.
עוד נקבע כי המבחן השני לקיומה של סיבה מספקת לאי רישום תקבול הינו מבחן אובייקטיבי. כלומר קיומו של תום לב או היות הנישום רשלן אינם מצביעים בהכרח על קיומה של סיבה מספקת לאי רישום תקבול.

ממבחני הפסיקה ומניסיון העבר אנו למדים כי על המעסיק לפעול באופן אקטיבי, תדיר ובכתב לחידוד נהלי הרישום לעובדים.

על המעסיק ליצור נהלי עבודה כדלקמן:  

  • בעת קליטת עובד חדש יש לתת הוראות ברורות לגבי אופן רישום התקבולים בעסק.

  • יש להחתים את העובד על ההוראות הנ"ל בכתב ולציין שכל ההוראות הכתובות מובנות וברורות.

  • בכל רבעון עד חצי שנה יש לעשות רענון לנהלים באשר לאופן רישום תקבול.

  • יש לחדד את נהלי הרישום שבשגרה ואת נהלי הרישום במקרה קיצון.

  • בכל רענון יש להחתים את כלל העובדים על הנהלים בכתב בצירוף תאריך הרענון ותיאור אופן הרענון.   
     

בהתאם לאמור הלכה למעשה יש ליצור נהלי עבודה במהלך היום יום ולהקפיד על יישומם.

  • יישום הנהלים הרשומים לעיל מעידים על שיטה ונהלי עבודה בכל הקשור לרישום תקבולים על ידי עובדים. בעת שימוע מול פקיד השומה במקרה של אי רישום תקבול על ידי אחד העובדים הנהלים הללו יעמדו לצד המעסיק וימנעו פסילת ספרים.

  • בהוראת ביצוע של רשות המיסים נקבע כי כאשר יש שיטה מסודרת בעסק לרישום תקבולים אזי פקיד השומה יסתפק באזהרה בלבד ולא בפסילת פנקסי החשבונות לפחות בפעם הראשונה.

בכל מקרה הגעה לשימוע בפני פקיד השומה מחייבת הערכות נכונה ומלאה.

מאמרים נוספים שעלולים לעניין אותך 

בעל עסק יש הכנסות אבל הכסף נעלם?

תרומות

צור קשר